Zmiana biura rachunkowego - praktyczny przewodnik
05-12-2022
Przedsiębiorca prowadząc działalność gospodarczą ponosi ryzyko odpowiedzialności nie tylko za błędne decyzje biznesowe, ale również za błędy i uchybienia w rozliczeniach księgowych i podatkowych. Należy pamiętać, że przedsiębiorca ponosi w tym zakresie całkowitą odpowiedzialność i to właśnie on jest najbardziej narażony na ewentualne kary. W tym sensie warto powierzyć prowadzenie księgowości biuru rachunkowemu.
Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Czasem zdarza się, że biuro rachunkowe wskutek braku doświadczenia, niewłaściwej organizacji lub z powody szeregu innych przyczyn, nie spełnia oczekiwań zleceniodawcy. Jeśli przedsiębiorca stwierdzi błędy lub zaniedbania w sprawach księgowych, bądź jeśli poczuje, że nie może liczyć ze strony przedstawicieli biura rachunkowego na wsparcie merytoryczne w zawiłych sprawach związanych z rozliczeniami księgowo-podatkowymi, powinien rozważyć zmianę biura rachunkowego.
Zmiana biura rachunkowego na pierwszy rzut oka wydaje się poważnym przedsięwzięciem, ale jest to po prostu kolejny proces dokonywany w ramach prowadzenia firmy. Jeśli odpowiednio się do tego przygotujemy, zaplanujemy kolejne kroki i wybierzemy odpowiedni moment, to taka zmiana przebiegnie w sposób sprawny i w zasadzie niezauważalny dla przedsiębiorcy.
Zmiana biura rachunkowego - optymalny moment
Pierwszą decyzją jaka należy podjąć jest wyznaczenie odpowiedniego terminu na zmianę. Należy to omówić z nowym biurem rachunkowym. Najlepiej aby termin dokonania zmiany pokrywał się z końcem okresu rozliczeniowego. Takie rozwiązanie pozwoli na rozliczenie pracy dotychczasowego biura i odpowiednie przygotowanie gruntu dla współpracy z nowym biurem rachunkowym. Dzięki temu również nowe biuro rachunkowe zyska niezbędny czas na rzetelne dokonanie oceny stanu finansów firmy.
Zmiana biura rachunkowego - wypowiedzenie umowy z dotychczasowym biurem rachunkowym
Przedsiębiorca zobowiązany jest zapewnić ciągłość ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych oraz dokonywania rozliczeń księgowo-podatkowych. W związku z tym najlepszym rozwiązaniem jest, aby w momencie dokonywania wypowiedzenia umowy z obecnym biurem rachunkowym, mieć już zawartą umowę z nowym biurem rachunkowym.
Zmiana biura rachunkowego - odbiór dokumentów
Po wypowiedzeniu dotychczasowej umowy należy przystąpić do procesu odzyskiwania wszystkich dokumentów i ewidencji. Nie jest to ani skomplikowane, ani nie wymaga znacznego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. Należy pamiętać, że po rozwiązaniu umowy biuro rachunkowe ma obowiązek wydać przedsiębiorcy wszystkie oryginały przekazanych dokumentów. Niemniej jednak warto, aby nowe biuro rachunkowe zaangażowało się w ten proces i udzieliło przedsiębiorcy merytorycznego wsparcia w tym zakresie.
Zmiana biura rachunkowego - pełnomocnictwa
Należy również pamiętać o konieczności odwołania pełnomocnictw udzielonych pracownikom dotychczasowego biura rachunkowego. W tym zakresie nowe biuro rachunkowe powinno również udzielić niezbędnej pomocy przedsiębiorcy, w szczególności udzielić potrzebnych informacji i w razie konieczności przygotować odpowiednie oświadczenie.
Następnie należy niezwłocznie udzielić odpowiednich pełnomocnictw przedstawicielom nowego biura rachunkowego. Odpowiednie dokumenty również przygotuje nowe biuro rachunkowe.
Zmiana biura rachunkowego - zgłoszenie
Ostatnią czynnością jest zgłoszenie zmiany biura rachunkowego. Zmiana podmiotu prowadzącego księgi wymaga aktualizacji wpisu przedsiębiorcy w rejestrze CEIDG. Można tego dokonać wypełniając formularz CEIDG-1. Jest to prosta czynność zajmująca kilka minut. Pomocy w tym zakresie również udzieli nowe biuro rachunkowe.